Všeobecné obchodní podmínky služby Podklady

Účinné od 3. listopadu 2026

Ve zkratce

Shrnutí slouží pro rychlou orientaci, závazné je úplné znění níže.

Úvodní ustanovení

  1. Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále „podmínky“) upravují poskytování služby Podklady (dále „služba“). Službu provozuje společnost Pilotmedia s.r.o., IČO 24682276, DIČ CZ24682276, se sídlem U nádrže 618/2, Kobylisy, 182 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 165735 (dále „provozovatel“). Kontaktní e-mail je office@pilotmedia.cz.
  2. Službu tvoří weby účetnímu.cz a poslidoklady.cz a webová aplikace na adrese app.ucetnimu.cz (dále „aplikace“).
  3. Služba je určena podnikatelům: účetním kancelářím, daňovým poradcům, podnikajícím fyzickým osobám a firmám, a to pro jejich podnikání. Spotřebitelům ji provozovatel nenabízí. Zákazník založením účtu potvrzuje, že službu využívá v rámci své podnikatelské činnosti.
  4. V těchto podmínkách znamená:
    • zákazník – podnikatel, pro kterého provozovatel založil účet a který s provozovatelem uzavřel smlouvu o poskytování služby (dále „smlouva“);
    • účet – oddělený prostor zákazníka v aplikaci s jeho firmami, doklady a uživateli;
    • uživatel – fyzická osoba, které zákazník nebo provozovatel zřídil přístup k účtu, například zaměstnanec zákazníka nebo jeho klient;
    • doklad – faktura, účtenka, pokladní doklad nebo jiný podklad nahraný do aplikace jako fotografie, sken nebo PDF;
    • převod dokladu – automatické přečtení dokladu a převedení údajů z něj (například dodavatel, IČO, datum, částky a DPH) do strukturované podoby;
    • klient zákazníka – osoba, pro kterou zákazník vede účetnictví nebo daňovou evidenci.

Uzavření smlouvy a účet

  1. Smlouva vzniká tak, že provozovatel na žádost zákazníka (například e-mailem nebo formulářem na webu) založí účet a zákazník se do něj poprvé přihlásí, nejpozději však nahráním prvního dokladu. Tím zákazník přijímá tyto podmínky a smlouvu o zpracování osobních údajů.
  2. Zákazník uvádí pravdivé identifikační a fakturační údaje a jejich změnu oznámí provozovateli bez zbytečného odkladu.
  3. Zákazník může ve svém účtu zřizovat přístupy dalším uživatelům a určovat jejich oprávnění. Za jednání uživatelů, kterým přístup zřídil, odpovídá vůči provozovateli jako za své vlastní.
  4. Přihlašovací údaje jsou důvěrné. Zákazník i uživatelé je chrání před zneužitím a podezření na neoprávněný přístup oznámí provozovateli bez zbytečného odkladu.
  5. Provozovatel může založení účtu odmítnout, a to i bez udání důvodu.

Popis služby

  1. Služba umožňuje zejména nahrávat doklady z telefonu, počítače nebo skeneru, převádět z nich údaje, kontrolovat a opravovat převedené údaje, archivovat doklady, exportovat data pro účetní programy (například POHODA XML, Excel nebo CSV), sdílet doklady s uživateli účtu a volitelně propojit účet s asistentem umělé inteligence zákazníka přes otevřený standard MCP.
  2. Převod dokladů zajišťují především počítače provozovatele v České republice. U dokladů, které se takto nepodaří přečíst dostatečně spolehlivě, může provozovatel využít cloudovou službu umělé inteligence, a to za podmínek uvedených ve smlouvě o zpracování osobních údajů.
  3. Převod dokladu je automatický a nemusí být vždy úplný ani správný. Údaje, u nichž si aplikace není jistá, označí ke kontrole. Za správnost údajů použitých v účetnictví nebo daňové evidenci odpovídá zákazník, který je před použitím zkontroluje.
  4. Provozovatel službu průběžně vyvíjí a může měnit její funkce, pokud tím podstatně nezhorší nahrávání, převod, archivaci a export dokladů.
  5. Služba není účetní ani daňové poradenství. Provozovatel nevede účetnictví a neposuzuje účetní ani daňový význam dokladů.

Cena a platby

  1. Cena se řídí ceníkem zveřejněným na webu účetnímu.cz nebo v aplikaci. Základní cena je 0,80 Kč bez DPH za převedený doklad, bez měsíčního paušálu. Prvních 50 převedených dokladů v každém novém účtu je zdarma.
  2. Účtuje se každý převedený doklad zvlášť. Obsahuje-li jeden sken více dokladů (například několik účtenek), počítá se každý z nich. Duplicitní doklady, které aplikace rozpozná, a doklady smazané před dokončením převodu se neúčtují.
  3. Opakované přečtení dokladu na žádost zákazníka i případné další čtení v cloudu jsou součástí ceny převodu. Příplatek se účtuje jen za expresní zpracování, a to pouze tehdy, když si ho zákazník u dokladu výslovně vyžádá. Výši příplatku aplikace zobrazí předem.
  4. K cenám se připočítává DPH v zákonné výši.
  5. Zákazník platí buď předplaceným kreditem, který dobíjí bankovním převodem, nebo na základě faktury vystavené po skončení kalendářního měsíce se splatností 14 dnů, podle způsobu nastaveného u jeho účtu. Daňový doklad k dobití kreditu vystaví provozovatel po připsání platby.
  6. Provozovatel může službu nebo její část poskytovat ve zkušebním provozu bez úhrady. Zákazník je o tom informován v aplikaci. Konec zkušebního provozu provozovatel oznámí nejméně 14 dní předem.
  7. Je-li zákazník v prodlení s úhradou déle než 14 dnů, může provozovatel po předchozím upozornění pozastavit převod nových dokladů. Přístup k uloženým dokladům a jejich export zůstávají zachovány.
  8. Změnu ceníku oznámí provozovatel nejméně 30 dní předem e-mailem nebo v aplikaci. Nesouhlasí-li s ní zákazník, může smlouvu ukončit podle čl. 8.2. Doklady převedené před účinností změny se účtují podle původního ceníku.

Povinnosti zákazníka

  1. Zákazník nahrává do aplikace jen doklady, ke kterým má oprávnění, zejména doklady vlastní a doklady klientů, pro které vede účetnictví nebo daňovou evidenci nebo jim poskytuje obdobné služby.
  2. Zákazník nesmí službu používat v rozporu s právními předpisy, nahrávat nezákonný obsah nebo škodlivý kód, zasahovat do zabezpečení služby ani ji úmyslně přetěžovat.
  3. Povinnost uchovávat účetní záznamy podle právních předpisů zůstává zákazníkovi. Aplikace doklady archivuje po dobu trvání smlouvy a zákazník si je může kdykoli stáhnout.
  4. Zákazník odpovídá za to, že má pro zpracování osobních údajů obsažených v dokladech právní základ a že své klienty o zpracování informoval, je-li to třeba.
  5. Propojí-li zákazník účet s vlastním asistentem umělé inteligence nebo jinou službou třetí strany (například přes MCP nebo exportem), předává tím data této třetí straně na vlastní odpovědnost a za jejích podmínek.

Povinnosti provozovatele, dostupnost a podpora

  1. Provozovatel poskytuje službu s odbornou péčí, chrání data zákazníka podle smlouvy o zpracování osobních údajů a denně je zálohuje.
  2. Provozovatel usiluje o nepřetržitou dostupnost služby, ale negarantuje ji. Plánovanou údržbu provádí přednostně mimo pracovní dobu. Při vyšší zátěži může převod dokladů trvat déle.
  3. Podporu poskytuje provozovatel v pracovní dny e-mailem na office@pilotmedia.cz nebo přes odkaz „Potřebuji poradit“ na webu.
  4. Doklady zákazníka používá provozovatel jen k poskytování služby. Jednotlivý doklad může jeho pracovník prohlédnout, je-li to potřeba k podpoře nebo k opravě chyby převodu, zejména když na ni zákazník upozorní. Doklady provozovatel nepoužívá k trénování modelů umělé inteligence, neprodává je a nevyužívá k reklamě.
  5. Ke zlepšování služby může provozovatel využívat anonymní souhrnné údaje o jejím používání, například počty dokladů nebo délku a úspěšnost převodu.

Odpovědnost

  1. Provozovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností ze smlouvy. Neodpovídá za škodu vzniklou použitím převedených údajů, které zákazník nezkontroloval, ani za sankce či doměrky daně, které z toho vyplynou.
  2. Celková náhrada škody, kterou provozovatel zákazníkovi hradí, je omezena částkou, kterou zákazník za službu zaplatil v posledních 12 měsících před vznikem škody. Omezení se nevztahuje na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti ani na újmu na přirozených právech člověka.
  3. Provozovatel neodpovídá za ušlý zisk ani za nedostupnost a škody způsobené okolnostmi, které nemůže ovlivnit, například výpadkem elektřiny nebo připojení u třetích stran, útokem na infrastrukturu nebo zásahem orgánu veřejné moci.
  4. Zákazník odpovídá provozovateli za škodu způsobenou porušením čl. 5, zejména nahráním dokladů bez oprávnění.

Trvání a ukončení smlouvy

  1. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.
  2. Zákazník může smlouvu kdykoli ukončit e-mailem na office@pilotmedia.cz. Smlouva skončí dnem doručení e-mailu, neuvede-li zákazník den pozdější.
  3. Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 30 dnů. Poruší-li zákazník smlouvu podstatně, zejména čl. 5.1 nebo 5.2, nebo je-li v prodlení s úhradou déle než 30 dnů, může provozovatel od smlouvy odstoupit s okamžitou účinností.
  4. Po skončení smlouvy má zákazník 30 dní na stažení dokladů a exportů. V této době může účet dál prohlížet a exportovat z něj, nové doklady se už nepřevádějí. Poté provozovatel data účtu smaže, ze záloh zmizí nejpozději do dalších 30 dnů. Na žádost zákazníka je provozovatel smaže dříve.
  5. Nevyčerpaný předplacený kredit provozovatel po skončení smlouvy na žádost zákazníka vrátí na jeho bankovní účet. Kredit poskytnutý zdarma (například v rámci akce) se nevrací.
  6. Účet, do kterého se nikdo nepřihlásil déle než 12 měsíců a ve kterém není předplacený kredit, může provozovatel zrušit. Předtím na to zákazníka upozorní e-mailem nejméně 30 dní předem.

Ochrana osobních údajů

  1. Osobní údaje zákazníka a uživatelů (například jméno, e-mail a fakturační údaje) zpracovává provozovatel jako správce podle zásad ochrany osobních údajů.
  2. Osobní údaje obsažené v dokladech zpracovává provozovatel pro zákazníka jako zpracovatel. Práva a povinnosti stran upravuje smlouva o zpracování osobních údajů, která je součástí smlouvy.

Změny podmínek

  1. Provozovatel může tyto podmínky přiměřeně měnit, zejména kvůli vývoji služby, změně právních předpisů nebo bezpečnosti. Změnu oznámí zákazníkovi e-mailem nebo v aplikaci nejméně 30 dní před její účinností.
  2. Nesouhlasí-li zákazník se změnou, může smlouvu před její účinností ukončit podle čl. 8.2. Jinak platí, že změnu přijal.

Závěrečná ustanovení

  1. Smlouva se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
  2. Spory rozhodují soudy České republiky. Místně příslušný je soud podle sídla provozovatele.
  3. Ustanovení § 1799 a § 1800 občanského zákoníku o smlouvách uzavíraných adhezním způsobem se nepoužijí.
  4. Strany spolu komunikují e-mailem a v aplikaci. Oznámení provozovatele se zasílají na e-mail správce účtu zákazníka.
  5. Je-li některé ustanovení těchto podmínek neplatné nebo neúčinné, ostatní ustanovení tím nejsou dotčena.
  6. Tyto podmínky jsou účinné od 3. listopadu 2026.
Máte k podmínkám otázku? Napište nám na office@pilotmedia.cz.