Zásady ochrany osobních údajů

Účinné od 3. listopadu 2026

Popisujeme tu, jak zacházíme s osobními údaji návštěvníků webů účetnímu.cz a poslidoklady.cz, zájemců o službu, odběratelů novinek a uživatelů aplikace Podklady.

Ve zkratce

Kdo údaje zpracovává

  1. Správcem osobních údajů je Pilotmedia s.r.o., IČO 24682276, se sídlem U nádrže 618/2, Kobylisy, 182 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 165735 (dále „my“). Provozujeme službu Podklady, weby účetnímu.cz a poslidoklady.cz a aplikaci na adrese app.ucetnimu.cz.
  2. Ve všech otázkách ochrany osobních údajů nám pište na office@pilotmedia.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to zákon neukládá.

Jaké údaje, proč a jak dlouho

  1. Zpracováváme jen údaje, které potřebujeme k níže uvedeným účelům. Právní základy odkazují na článek 6 odst. 1 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 („GDPR“).
    ÚčelÚdajePrávní základJak dlouho
    Provoz a zabezpečení webů a aplikaceIP adresa, čas, navštívená adresa, údaje o prohlížeči v protokolech serveruoprávněný zájem na bezpečném provozu (písm. f)14 dní
    Odpověď na poptávku, dotaz nebo žádost o podporujméno, firma, e-mail, telefon, text zprávy, stránka a čas odeslání, IP adresajednání o smlouvě a plnění smlouvy (písm. b), u obecných dotazů oprávněný zájem odpovědět (písm. f)3 roky od poslední komunikace, pokud nevznikne smlouva
    Zasílání novinek e-maileme-mail, web, ze kterého jste se přihlásili, čas a IP adresa přihlášení a potvrzenísouhlas (písm. a)do odhlášení; záznam o souhlasu a odhlášení pak ještě 3 roky jako doklad; nepotvrzené přihlášky mažeme do 30 dní
    Účet zákazníka a uživatelů aplikacejméno, e-mail, firma, IČO a DIČ, role a oprávnění, heslo (jen jako kryptografický otisk), záznamy o přihlášení a změnách v aplikaciplnění smlouvy (písm. b); u uživatelů, kterým přístup zřídil zákazník, oprávněný zájem (písm. f)po dobu smlouvy a 30 dní po jejím skončení, ze záloh zmizí do dalších 30 dní
    Fakturace a účetnictvífakturační údaje, údaje o platbáchprávní povinnost podle zákona o DPH a zákona o účetnictví (písm. c)10 let od konce roku, ve kterém došlo k plnění
  2. Údaje získáváme přímo od vás, od zákazníka, který vám zřídil přístup do aplikace, nebo automaticky při návštěvě webu (protokoly serveru).
  3. Nerozhodujeme o vás automatizovaně ani vás neprofilujeme.

Doklady v aplikaci

  1. Osobní údaje v dokladech, které zákazníci nahrávají do aplikace (například jména a adresy na fakturách), zpracováváme jako zpracovatel pro zákazníka, který je jejich správcem. Pravidla upravuje smlouva o zpracování osobních údajů.
  2. Jste-li klientem účetní kanceláře, která Podklady používá, obracejte se se žádostmi ohledně svých dokladů na ni. Napíšete-li nám, vaši žádost jí předáme.

Komu údaje předáváme

  1. Weby, aplikace i data běží na našem serveru v datovém centru v České republice. Potvrzovací e-maily a oznámení odesíláme z vlastního serveru.
  2. Údaje mohou získat tito příjemci, vždy jen v nezbytném rozsahu:
    • Google Cloud EMEA Limited (Irsko) provozuje naši e-mailovou schránku. Proto přes ni prochází e-mailová komunikace s námi včetně poptávek. Přihlásíte-li se do aplikace účtem Google, zpracovává Google údaje o přihlášení jako samostatný správce podle svých zásad.
    • OpenAI čte v cloudu menší část dokladů, které naše vlastní systémy nepřečtou dostatečně spolehlivě. Podrobnosti jsou ve smlouvě o zpracování.
    • Fio banka, a.s. vede náš bankovní účet a zpracovává údaje o platbách jako samostatný správce.
    • Náš externí účetní dostává fakturační údaje pro vedení našeho účetnictví.
    • BulkGate (TOPefekt s.r.o., Česko) nám může posílat upozornění na novou poptávku formou SMS se jménem, firmou a kontaktem zájemce.
    • Orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
  3. Osobní údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu k reklamě.

Předávání mimo EU

  1. Google a OpenAI mohou údaje zpracovávat i ve Spojených státech. Předání se v takovém případě řídí rozhodnutím Evropské komise o rámci ochrany údajů EU–USA nebo standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí.

Cookies a měření návštěvnosti

  1. Weby účetnímu.cz a poslidoklady.cz nepoužívají žádné cookies, analytické ani reklamní nástroje. Písma i obrázky máme na vlastním serveru, takže se při návštěvě nic nenačítá od jiných firem.
  2. Aplikace Podklady používá jen technicky nezbytné cookies: jednu pro přihlášení a jednu pro zapamatování zvoleného jazyka. Bez nich by aplikace nefungovala, proto k nim souhlas nepotřebujeme.

Vaše práva

  1. Máte právo:
    • na přístup k údajům, které o vás zpracováváme, a na jejich kopii;
    • na opravu nepřesných údajů;
    • na výmaz, pokud údaje už nepotřebujeme nebo je zpracováváme neoprávněně;
    • na omezení zpracování;
    • na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli na základě smlouvy nebo souhlasu;
    • vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu;
    • kdykoli odvolat souhlas, například odhlásit se z novinek odkazem v každém e-mailu. Odvolání nemá vliv na zpracování před ním.
  2. Svá práva uplatníte e-mailem na office@pilotmedia.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Pokud nebude jasné, kdo žádost podává, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.
  3. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Zabezpečení

  1. Veškerá komunikace s weby a aplikací je šifrovaná. Účty zákazníků jsou od sebe oddělené, hesla ukládáme jen jako kryptografický otisk a přístupové klíče šifrovaně. Data denně zálohujeme na oddělené zařízení v České republice. K serveru mají přístup jen pověření pracovníci.

Změny zásad

  1. Aktuální znění zásad najdete vždy na této stránce. O podstatných změnách informujeme zákazníky e-mailem nebo v aplikaci.